ファイルはできたのに、相手がどれを確認すればよいか迷ってしまう。納品や初稿の連絡は、ファイルを探さず判断できる情報を添えましょう。
初稿と最終版をはっきり分ける
件名や冒頭で「初稿の確認依頼」なのか「確認済みの最終版」なのかを示します。確認中のものを完成版と呼ばないようにします。
ファイル名と本文の版番号をそろえ、複数本なら一覧にします。古いファイルが同じ場所にある場合は、今回の対象がどれか明示してください。
確認してほしい内容を絞る
構成確認の段階なら、流れや内容を見てほしいと伝えます。色や字幕が仮なら、その状態も書きます。何も説明しないと、仮の部分への修正が大量に来ることがあります。
ただし見ていない部分の問題を無視するための指定ではありません。今決めたいことと、次の段階で整えることを共有するための説明です。
アクセスできることを確かめる
共有範囲、期限、ダウンロードの可否を確認します。自分のアカウントで開けただけでは、相手も開けるとは限りません。機密性を保ったまま適切な権限を設定してください。
送信前には本文のリンク先と版番号を照合します。大切な情報が含まれるリンクを、確認のために公開設定へ変えないようにしましょう。
今日の練習：短い確認依頼を書く
練習例：「紹介動画の初稿v01を共有します。今回は内容と順番をご確認ください。字幕の表記も合わせてご確認いただき、修正があれば時間位置と一緒にお知らせください。」
実際の連絡では、合意した回答日とリンクを添えます。これは文面の例です。相手や制作段階に合わせ、未確定の期限を勝手に書かないでください。